La Fábrica de Desayunos: los básicos de la Producción explicados por el legendario CEO de Intel

 

Artículo de la Quincena

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Los Básicos de la Producción: La Fábrica de Desayunos

Extracto del libro "High Output Management" de Andrew S.Grove [1]

Traducción al español por Vanesa Sisto Montalvo

Sobre el autor: Andrew S.Grove (1936-2016) fue un ingeniero y empresario húngaro-estadounidense que participó en la fundación de Intel, donde fungió como CEO y tuvo un importante papel en el posicionamiento del gigante de la tecnología. Profesor en la Universidad de Stanford por 24 años, sus ideas acerca del manejo de empresas es considerado una guia para las compañias de tecnología y de otros ámbitos.

Para entender los principios de la producción, imagíne que es un mesero, que yo lo fui mientras fui a la universidad, y su tarea es servir un desayuno que consiste en un huevo hervido tres minutos, pan tostado con mantequilla y café. Su trabajo es preparar y entregar los tres ítems simultáneamente, cada uno fresco y caliente.

Esta tarea comprende poner en práctica los básicos de la producción. Estas son para producir y entregar productos en respuesta a los requerimientos del cliente en un tiempo acordado, con el nivel de calidad aceptable y al menor costo posible. 

La base de la producción no debe ser entregar lo que sea que quiera el cliente cuando lo quiera, porque esto requeriría una capacidad de producción infinita o el equivalente- grandes inventarios listos para entrega. En nuestro ejemplo, el cliente tal vez quiera que un huevo perfecto con pan tostado con mantequilla y café hirviendo estén esperando por él al momento que se sienten a la mesa. Para cumplir con esa expectativa, tendría que tener una cocina parada esperando el momento en que entre el cliente, o un inventario listo para consumir de huevos perfectamente hervidos, pan tostado con mantequilla y café. Ninguna de las dos opciones es práctica.

En su lugar, un fabricante debe aceptar la responsabilidad de entregar un producto en el tiempo acordado- en este caso, por implicación, alrededor de 5 a 10 minutos después de que el cliente llegó a nuestro establecimiento de desayunos. Y debemos hacer nuestro desayuno a un costo que nos permita venderlo a un precio competitivo y aún así obtener una ganancia aceptable. ¿Cómo lo haremos de la manera más inteligente? Vamos a empezar por ver el flujo de producción y los puntos importantes a considerar antes de iniciar:

1. Detecte el paso limitante 

Lo primero que debemos hacer es detectar el paso en el flujo que va a determinar la forma general de nuestra operación.  El problema aquí es simple: ¿Cuál de los componentes del desayuno tarda más en prepararse? Porque el café ya está hirviendo en la cocina y el pan tostado tarda como un minuto, la respuesta es obviamente el huevo, así que debemos planear todo nuestro trabajo alrededor del tiempo que se necesita para preparar el huevo. No solo ese componente tarda más en prepararse sino que también es para la mayoría de los clientes lo más importante del desayuno.

Lo que debe suceder está ilustrado en el siguiente gráfico: 

Hacer el huevo es el paso limitante

2. Calcule en tiempo total requerido 

Para trabajar desde el tiempo de entrega, necesitará calcular el tiempo requerido para preparar los tres componentes para asegurar que todos estarán listos simultáneamente. Luego debe destinar un tiempo para ensamblar los platos en una charola, también necesitará sacar el pan de la tostadora y el café de la cafetera, así como el huevo del agua hirviendo. Sume el tiempo requerido para esto al tiempo necesario para cocinar el huevo y defina la duración de todo el proceso- llamado, en la jerga de la producción, Tiempo Total de Producción.

3. Determine un ritmo de producción

Una vez sabiendo cuanto tiempo te llevará la operación de principio a fin, puede determinar el ritmo que necesita tener para mantener la producción consistente. 

El concepto del Takt Time es precisamente el que determina el ritmo de producción, y se basa en la demanda del cliente; si un proceso o una línea de producción no pueden producir con tiempos consistentes, se necesita nivelar la demanda, recursos adicionales o reingeniería de procesos para garantizar la entrega a tiempo.

El Takt time puede ser calculado con la siguiente fórmula:

La palabra Takt Time se popularizó por los conceptos de manifactura japonesa que le llaman takuto taimu, pero a su vez la palabra Takt tiene su origen en el alemán "Taktzeit" que significa ritmo o compás [2].

El Takt time ha sido un concepto muy importante desde la la Revolución Industrial, iniciando con la industria aeronáutica en Alemania y la manufactura en serie de Ford.

Posteriormente, la colaboración entre Alemania y Japón introdujo el concepto de Takt Time a la manufactura automotriz de Mitsubishi y Toyota. 

El Takt Time es un elemento esencial para la práctica del JIT (Just In Time, o en español, Justo A Tiempo), un pilar del Toyota Production System y de la manufactura esbelta en general.

Según sud principios, llevar Takt time eficiente y estable reduce la necesidad de inventario agilizando tambien una reestructuración de los procesos en casos que la demanda varíe [3].

4.Ordene por prioridad y planea alrededor del paso más crítico

Ahora vamos al pan tostado. Usando el huevo como tu base, va a asegurarse tiempo para ir por las rebanadas de pan y tostarlas. Finalmente, usando el tiempo de tostado, puede determinar cuándo necesitas servir el café. La idea clave es construir nuestro flujo de producción empezando de lo más tardado (o lo más difícil, o lo más delicado, o lo más costoso) y trabajar desde ahí. Note cuando cada uno de los tres pasos empiezan y terminan. 

Planeamos nuestro flujo alrededor de el paso más crítico- el tiempo requerido para el huevo hervido- y escalonamos cada uno de los procesos de acuerdo a su tiempo de producción individual.

5. Operaciones de Producción

Siempre encontraremos tres tipos fundamentales de operaciones de producción:

 

Proceso de fabricación: actividad que transforma el material física o químicamente

Ensamble: consiste en unir y armar los componentes para constituir un nuevo producto

Inspección o Pruebas: los productos son examinados para verificar que cumplan con las características. 

Fabricación, ensamble e inspección son los básicos que pueden ser aplicados a cualquier tipo de trabajo, incluso por ejemplo, la tarea de capacitar al personal de ventas de una empresa. 

Convertir toda la información acerca de los productos en estrategias de venta comprensibles, es un proceso de fabricación. Luego, la combinación de estrategias con el plan y con los demás recursos es de alguna manera un ensamble. Por último, cuando se aplica todo esto, se evalúa el funcionamiento de las estrategias y de los materiales usados (presentaciones, trípticos, redes, etc) y si es necesario se “retrabaja” (otro concepto de manufactura) para alcanzar el objetivo que se demanda. 

En el ámbito de las computadoras también demuestra un proceso de fabricación, ensamble y prueba. 

Una computadora entiende y usa las instrucciones humanas sólo si recibe dichas instrucciones en su propio lenguaje. Por ello existen los programas de lenguaje de programación que permiten la traducción de a su lenguaje desde instrucciones en inglés. Con un programa de programación, un programador  puede pensar como un ser humano en lugar de tener que adaptarse a la manera en que la computadora procesa la información.

La tarea de que la máquina interprete y traduzca de esta manera es obviamente formidable; por lo que el desarrollo de un compilador o lenguaje de programación implica un esfuerzo extenuante por parte de habilidosos ingenieros en sistemas.

En cualquier caso, el desarrollo del compilador o lenguaje de programación representa un proceso de fabricación. Luego, cada pieza individual pasa por lo que se llama “Unit Test” o prueba de unidad. Cuando falla, la parte defectuosa del software vuelve a la fase del “retrabajo”. 

Después de que todas las piezas pasaron las pruebas, se unen en la forma de un compilador. Después se hace una “prueba de sistema” al producto final antes de sacarlo a la venta, porque los varios pasos de ingeniería de estos software está calculado y se puede planear con anticipación.

Los desayunos, los agentes de ventas y los compiladores no se parecen en nada en diseño, pero todos poseen un flujo similar para llegar a un resultado y satisfacer una demanda.

6. Busca la solución más efectiva con los recursos disponibles

Como todos lo sabemos, la vida real está llena de contratiempos y complicaciones. En un flujo ideal, nuestra operación de desayunos tiene una capacidad infinita donde nadie tiene que esperar a que se desocupe la tostadora o a que laven los platos. Pero ese mundo ideal no existe. 

¿Qué pasaría si tuviera que hacer fila para usar la tostadora? Entonces tal vez su huevo de tres minutos se vuelva un huevo de 6 minutos, así que tendría que volver a hacer su flujo teniendo en cuenta esta limitante. El huevo es la parte determinante para la calidad, pero hay que alterar el tiempo. 

¿Cómo se vería nuestro flujo si reflejamos este cambio? 

El ciclo del huevo se mantiene igual porque siempre deben ser tres minutos. El del café también se queda igual, pero la capacidad limitada de la tostadora hace la diferencia y hay que encontrar la manera. 

La capacidad limitada de un recurso (como la tostadora) hace que el flujo del proceso se deba cambiar en torno a esa limitante.

Ahora vamos a complicar las cosas un poco más. Qué pasa si está en la fila para usar el tostador cuando ya es tiempo de empezar a hervir el huevo. El problema parece grande, pero no lo es. 

Puede pedirle al cocinero frente a usted que le ayude mientras usted corre a hervir su huevo, pero depender de alguien vuelve a tu proceso impredecible. 

Si usted es el jefe, puede pedir otra tostadora pero probablemente los dueños del restaurante te digan que sus ideas son “demasiado caras”. 

Puede poner a tostar pan continuamente para hacer un inventario de pan tostado caliente para tener acceso inmediato al producto, pero si no las usa todas tendrá que tirarlas y eso significa desperdicio, que también va a elevar el costo de su operación. 

Tal vez nada de lo anterior resuelve el problema de inmediato pero las alternativas existen: personal, equipo e inventario pueden ser intercambiables entre si y luego se pueden balancear contra el tiempo de entrega.

Debido a que cualquiera de las alternativas cuestan dinero, su tarea es encontrar la manera más efectiva de emplear los recursos disponibles- lo cual es la clave de todo tipo de trabajo productivo. 

Tome en cuenta que en esta situación siempre hay una respuesta correcta, la que le puede dar el mejor tiempo de entrega y calidad del producto al menor costo posible.

Para encontrar esa respuesta, debe desarrollar una comprensión clara lo intercambiable de los factores - personal, equipo e inventario- y dejar de pensar tanto en la relación fija entre ellos.

7. Corrige los problemas en las fases iniciales

Todos los procesos de producción tienen una característica básica: el material va teniendo más valor conforme avanza en el proceso. Un huevo hervido tiene más valor que un huevo crudo y un huevo encima de un pan tostado con una taza de café tiene más valor. 

Este último es el que lleva el valor añadido que el cliente asocia con la empresa cuando hace un pedido.

"Una regla común que siempre debemos intentar aplicar es detectar y corregir cualquier problema en una fase de producción que tenga el menor valor posible".

Por ello, debemos encontrar y rechazar los huevos rotos o fuera de especificación que vienen de nuestro proveedor o como máximo al principio de nuestro proceso en lugar de permitir que el cliente los encuentre.

8. Indicadores como herramientas clave

Como gerente de la fábrica de desayunos, tiene un personal considerable y equipos automatizados. Pero para ejecutar bien su operación, necesitará un conjunto de buenos indicadores o medidas. Su producción, por supuesto, ya no son los solo desayunos que entrega personalmente, sino todos los desayunos que entrega su fábrica, las ganancias generadas y la satisfacción de sus clientes. Solo para obtener una solución a su salida, necesita una serie de indicadores; para obtener eficiencia y alto rendimiento, necesita aún más. La cantidad de posibles indicadores que puede elegir es prácticamente ilimitada, pero para que cualquier conjunto de ellos sea útil, debe enfocar cada indicador en un objetivo operativo específico.

Digamos que para la fábrica de desayunos, trabajará con cinco indicadores para cumplir con sus objetivos de producción a diario. ¿Cuáles serían los cinco? Dicho de otra manera, ¿qué cinco datos le gustaría ver cada día, inmediatamente después de llegar a su oficina?

Aquí están mis candidatos: 

Primero, querrá saber su pronóstico de ventas para el día, u Orden del Día (D.O). ¿Cuántos desayunos debe planear entregar? Para evaluar cuánta confianza debe depositar en su pronóstico, le gustaría saber cuántos entregó ayer en comparación con cuántos planeó entregar; en otras palabras, la variación entre su plan y la entrega real de desayunos para el día anterior.

Su siguiente indicador clave es el inventario de materias primas. ¿Tiene suficientes huevos, pan y café a mano para mantener su fábrica en funcionamiento hoy? Si encuentra que tiene muy poco inventario, aún puede pedir más. Si encuentra que tiene demasiado, es posible que desee cancelar la entrega de huevos de hoy.

Otro dato importante es el estado de su equipo. Si algo se descompuso ayer, querrá repararlo o reorganizar su línea de producción para cumplir con su pronóstico para el día.

También debe obtener una solución en su mano de obra. Si dos camareros están enfermos, tendrá que pensar en algo si todavía va a satisfacer la demanda prevista. ¿Debería llamar a ayuda temporal? ¿Deberías sacar a alguien de la línea de tostadoras y convertirlo en mesero?

Finalmente, desea tener algún tipo de indicador de calidad. No es suficiente monitorear la cantidad de desayunos que entrega cada mesero, porque los meseros podrían haber sido groseros con los clientes incluso cuando sirvieron una cantidad récord de desayunos. Debido a que su negocio depende de que la gente quiera lo que vende, debe preocuparse por la opinión pública sobre su servicio. Tal vez debería configurar un "registro de quejas del cliente" mantenido por el cajero. Si uno de sus camareros provocó ayer más quejas de las habituales, querrá hablar con él a primera hora de hoy.

"Todos estos indicadores miden factores esenciales para el funcionamiento de su fábrica. Si los revisa temprano todos los días, a menudo podrá hacer algo para corregir un problema potencial antes de que se convierta en uno real durante el transcurso del día".

 

9. Aumenta productividad

La productividad de cualquier función que ocurra dentro de ella es la producción dividida por el trabajo requerido para generar la producción. Por ello, una manera de aumentar la productividad es hacer lo que haces, pero más rápido. Esto puede hacerse reorganizando el área de trabajo, contratando más personal y/o eliminando al máximo los tiempos muertos. Bajo este esquema no tenemos que cambiar el proceso, solo aplicamos maneras para hacerlo más rápido- haciendo más piezas por empleado por hora. 

La segunda manera de aumentar la productividad: podemos cambiar la naturaleza del trabajo realizado, es decir lo que hacemos sin hacerlo más rápido. Esto implica evaluar los puntos débiles del proceso, y tomar más tiempo para hacerlo mejor, reduciendo la cantidad de defecto y desperdicio, por lo tanto aumentando los resultados incluso si las piezas por hora por empleado se mantienen iguales.

Como dice el dicho, queremos trabajar “más inteligente, no más duro”.

REFERENCIAS

[1] S.Grove, A. (1995). High Output Management. Part I: The Breakfast Factory  Nueva York, Estados Unidos de América: Vintage Books Editions. ISBN:978-0-679-76288-1.

[2] ISIXSIGMA. (2021). Takt Time. Obtenido de ISIXSIGMA Glossary: https://www.isixsigma.com/dictionary/takt-time/

[3] Medina, J. (13 de Diciembre de 2021). Takt Time: ¿qué es, en qué consiste y cómo se calcula? Obtenido de Toyota: https://blog.toyota-forklifts.es/takt-time-que-es